Mit diesen Tipps gelingt der Firmenumzug

Büroumzug Firma

Ein Firmenumzug ist eine komplexe Angelegenheit. Nebst dem Umzug des gesamten Mobiliars oder Inventars müssen auch administrative Aspekte berücksichtigt werden. Setzen Sie auf eine frühzeitige Planung und die Unterstützung einer professionellen Umzugsfirma, damit alles reibungslos klappt.

Was vor dem Umzug organisiert werden muss

Ein Geschäftsumzug ist weitaus aufwändiger als ein Privatumzug, da viele Details im Vorfeld geklärt und organisiert werden müssen. Sind Sie intern für den Standortwechsel Ihrer Firma verantwortlich, dann starten Sie früh genug mit der Planung.

 

Mietverträge kündigen

Ist der Vertrag der neuen Räumlichkeiten unterschrieben, kündigen Sie das bestehende Mietverhältnis. Prüfen Sie die festgelegten Konditionen und beachten Sie, dass ein Gewerbeimmobilienvertrag in der Regel eine Laufzeit von mehreren Jahren hat. Die gesetzliche Kündigungsfrist von Büroräumen beträgt sechs Monate.

Mitarbeiter informieren

Für Ihre Mitarbeiter kann ein Umzug unter Umständen einen Wohnungswechsel bedeuten. Vor allem dann, wenn die Firma in einen anderen Kanton oder in eine andere Stadt zieht. Informieren Sie darum Ihre Belegschaft frühzeitig. Abhängig von der Firmengrösse mittels einer Sitzung mit allen Angestellten oder einem internen Rundschreiben. Besonders schätzen es Mitarbeiter, wenn sie ein gewisses Mitspracherecht haben und ihre Wünsche und Ideen einbringen können.

Neue Räume planen

Definieren Sie anhand des Grundrissplans, wie die neuen Räume eingerichtet werden. Wie werden die verschiedenen Abteilungen räumlich voneinander getrennt, wo wird welcher Mitarbeiter seinen Arbeitsplatz haben, wo befinden sich die Sitzungszimmer und wo ist die Cafeteria. Anhand der Planung wird auch ersichtlich, welches Mobiliar es nicht mehr brauchen wird und was dazugekauft werden muss.

Zügelunternehmen, ja oder nein?

Firmengrösse, Budget und Zeitfaktor sind entscheidend, ob es ein professionelles Zügelunternehmen braucht oder nicht. Zieht ein Architekturbüro mit zwei Mitarbeitern um, kann der Umzug selbst durchgeführt werden. Wissend, dass wertvolle Arbeitszeit für Planung, Vorbereitung und Umzug verloren gehen werden.

 

Umzugsfirmen vergleichen und eine beauftragen

Eine Zügelfirma garantiert einen reibungslosen Umzug. Vereinbaren Sie mit mindestens zwei Unternehmen einen Besichtigungstermin Ihres aktuellen Büros, damit die Offerten auf den tatsächlichen Gegebenheiten erstellt werden. Vergleichen Sie die Angebote eingehend, bevor Sie sich für ein Umzugsunternehmen entscheiden. Legen Sie die zusätzlichen Dienstleistungen fest, die Sie benötigen werden, wie z.B. Verpackungsmaterial, das Ein- und Auspacken von Büromaterial oder einen Möbellift. Prüfen Sie auch, ob die Umzugsfirma im Handelsregister eingetragen ist.

 

Versicherungen abschliessen

Ihr Zügelunternehmen muss versichert sein. Schliessen Sie zusätzlich eine Umzugsversicherung ab, die für allfälligen Sachschaden oder einen Rechtsstreit aufkommt. Idealerweise enthält der Vertrag mit Ihrer Umzugsfirma bereits eine solche Versicherung.

 

IT-Infrastruktur nicht vergessen

Beziehen Sie die IT-Abteilung frühzeitig mit ein, damit Serversysteme, Soft- und Hardware den Umzug problemlos überstehen und am neuen Standort problemlos funktionieren.

 

Adressänderungen vornehmen

Ein Standortwechsel bringt viel administrative Arbeit mit sich. Denken Sie insbesondere an folgendes:

  • Ummeldung bei Gemeinde
  • AHV, PK, Banken, Versicherungen, Anwälte informieren
  • Adressänderung im Handelsregister und Telefonbuch sowie auf der Firmenwebseite und in anderen Online-Einträgen vornehmen
  • Telefon- und Internetanbieter informieren/wechseln
  • Anpassung der Drucksachen, Firmenstempel, Firmenschilder
  • Nachsendeauftrag bei Post beauftragen
  • Kunden, Geschäftspartner und Dienstleister informieren

 

Das Wichtigste in der Woche vor dem Umzug

BüroumzugNeue Büros übernehmen

Übernehmen Sie die neuen Räumlichkeiten bereits einige Tage vor dem Umzugstermin und prüfen Sie mit dem Verwalter, ob alles funktioniert. Lassen Sie ein Übernahmeprotokoll erstellen, dass eventuelle Mängel und Schäden aufführt und dass vom Verwalter und Ihnen unterzeichnet wird. Vereinbaren Sie, bis wann die Mängel repariert werden.

Schlüssel abgeben

Ziehen Sie bei den Mitarbeitern alle Schlüssel und/oder Zugangskarten des aktuellen Standorts ein. Denken Sie auch daran, diese vom Reinigungspersonal zu verlangen.

Homeoffice oder Freitag für Mitarbeiter

Entscheiden Sie im Vorfeld, ob die vom Umzug nicht betroffenen Mitarbeiter an diesem Tag von zu Hause aus arbeiten oder den Tag geschenkt bekommen.

Arbeitsplätze aufräumen

Weisen Sie die Mitarbeiter an, ihren Arbeitsplatz aufräumen, private Gegenstände zu entfernen und nicht mehr benötigte Unterlagen frühzeitig zu verpacken.

Verpflegung für  am Umzugstag organisieren

Umziehen macht hungrig. Möbelpacker und die anwesenden Mitarbeiter benötigen am Umzugstag eine Verpflegung. Dauert der Standortwechsel den ganzen Tag, offerieren Sie Kaffee und Brötchen am Morgen, ein schnelles, energiereiches Mittagessen und einen Snack am Nachmittag.

Darauf kommt es am Umzugstag an

Eine Ansprechperson definieren

Kümmert sich ein Zügelunternehmen um den Umzug, braucht dieses während dem ganzen Tag eine Ansprechperson, die vor Ort das Geschehen kontrolliert und bei Fragen zur Verfügung steht.

IT-Systeme installieren

Es kann nötig sein, dass jemand von der IT-Abteilung anwesend ist, um sicherzustellen, dass die Systeme bereits am folgenden Tag funktionieren und der Geschäftsbetrieb wieder aufgenommen werden kann.

Trinkgeld nicht vergessen

Am Ende des Umzugs freuen sich die Möbelpacker über ein Trinkgeld, schliesslich haben sie hart gearbeitet. Legen Sie den Betrag für jeden Umzugshelfer in ein separates Couvert.

Was es nach dem Umzug zu tun gibt

Inventar auf Schäden prüfen

Kontrollieren Sie den  Zustand und die Vollständigkeit des Umzug-Guts. Hat es Schäden gegeben, beanstanden Sie diese umgehend mit Foto und Kommentar beim Umzugsunternehmen.

Ehemalige Büros übergeben

So wie Sie die neuen Räumlichkeiten übernommen haben, geben Sie nach dem Umzug die alten ab. Halten Sie dafür das Übergabeprotokoll des Einzugs bereit, und übergeben Sie Räume, Schlüssel und/oder Zugangskarten dem Vermieter. Es empfiehlt sich, auch ein schriftliches Übergabeprotokoll des Auszugs zu erstellen, damit es später nicht zu Unstimmigkeiten kommt.

Mängel in neuen Büros dokumentieren

Prüfen Sie nach dem Einzug, ob allfällige Beanstandungen bei der Übernahme erledigt wurden und ob alles einwandfrei funktioniert. Mängel können innerhalb von 14 Tagen schriftlich und per Einschreiben dem Vermieter oder der Verwaltung gemeldet werden.

Zeit für die Einrichtung einplanen

Bis alles fertig eingerichtet ist und reibungslos funktioniert, braucht es bis zu einer Woche. Kalkulieren Sie diese Zeit für die geplante Wiederaufnahme des Geschäftsbetriebs mit ein.

Korken knallen lassen

Feiern Sie den Firmenumzug mit einem Fest, und weihen Sie den neuen Standort gebührend ein. Ihre Mitarbeiter, und allenfalls auch Kunden und Geschäftspartner, werden sich darüber freuen.

Lohnt es sich, ein Zügelunternehmen zu engagieren?

Eine Firma umzuziehen, ist anspruchsvoll und aufwändig. Je nach Art des Unternehmens gilt es Maschinen, Büroeinrichtungen, ein Ladengeschäft oder ein Archiv zu transportieren. Das verlangt nach der Expertise einer professionellen Umzugsfirma. Dabei profitieren Sie von speziell geschultem Personal, langjähriger Erfahrung und vielen Gratistipps.